ALI NABAVNIK SAMO NABAVLJA?

V predhodnih blogih sem na kratko opisal nabavni proces, od oblikovanja potreb generiranja naročil, do skladiščenega prevzema. Pomembna sta tudi procesa obračuna nabave in morebitnega reševanja neskladij.

Obračun nabave je finančna kontrola dogovorjenih pogojev nabave, z doseženimi rezultati. Po mojem, obračun nabave nikakor ni domena računovodstva, pa čeprav se na prvi pogled tako dozdeva, saj se vsi prejeti računi evidentirajo in računovodsko pripoznavajo.  Kako naj bi zgledal potek evidentiranja in likvidacije prejete pošte, v enem od naslednjih blogov. Danes se bom omejil na vlogo nabave v postopku obračuna nabave.  

Glede na to, da se je nabavni referent dogovoril z dobaviteljem glede cen in pogoje nabave, ter jih definiral na nabavnem naročilu, je povsem logično, da izvede tudi ustrezno finančno kontrolo. Nabavni referent je tudi tisti, ki se je dogovoril za vse morebitne dodatne aktivnosti, vezane na nabavo, kot so dostava,  carinjenje, laboratorijske analize, dovoljenja, itn. Zato je nabavni referent tisti, ki mora izvesti  finančno kontrolo celotnega nabavnega procesa in sodelovati v procesu reklamacije.

Računalniška podpora nabavnemu procesu mu mora omogočati povezovanje prejetih računov s količinskim prevzemom in preko njih z naročili.  Primerjava nabavnih cen se vedno izvaja glede na pogoje naročil. Zaradi transparentnosti, nadzora in naknadnih analiz, pa mora ostati zapisana tako pričakovana cena iz naročila, kot tudi dosežena cena.

Z uvedbo napredne digitalne izmenjave  nabavnih dokumentov z dobavitelji je odprta pot za računalniško avtomatizacijo celotnega obračuna nabave. Računalnik lahko sam poveže nabavni  prevzem z nabavnim naročilom in prejetim računom. Nabavni referent se tako ukvarja samo z morebitnimi finančnimi neskladji.

Poleg finančne kontrole je naloga nabave tudi sodelovanje pri reševanju morebitnih količinskih in kakovostnih neskladij nabave.  Nabava mora biti seznanjena z vsemi neskladji in tudi vključena v njihovo reševanje.

Naloga nabave je tudi, da se posveti morebitnim neizdobavam, v kolikor je sistem nastavljen tako, da omogoča sukcesivno dobavo. V takem primeru ostane naročilo še vedno odprto in ga računalniški sistem upošteva pri izračunu potreb za naročanje.

Iz nekoliko podrobnejšega opisa procesa nabave je razvidno, da je pravzaprav dobra digitalna podpora procesom dokaj kompleksna. Modul nabave se povezuje tako z modulom prodaje, proizvodnje, nabavnim CRM-jem, prejeto pošto, logistiko skladiščenja in knjigovodstvom.

Pomembna je tudi podpora elektronski izmenjavi podatkov, tako naročila, potrditve naročila, najave dobave, nedobav, reklamacij in računov.  Za vsak dokument je smotrno uporabiti standardizirane formate za elektronsko izmenjavo podatkov, ki omogočajo prenos tako vsebine glav dokumentov, kot tudi posameznih postavk, v katerih so zapisani analitični podatki artiklov.

O podatkovnih strukturah izmenjevalnih podatkov, ki so pogoj za napredno obdelavo pri prejemniku, pa več kdaj drugič.