JE LOČITEV OD PARTNERJA RES MANJ BOLEČA, KOT MENJAVA INFORMACIJSKEGA SISTEMA? (2. del)

Kako se lotiti zamenjave informacijskega sistema v podjetju, da bo ta neboleč?

Običajna praksa velikih in srednjih podjetij je najem zunanjih svetovalcev za izdelavo študije, ki zajema posnetek stanja, povzetek predlogov zaposlenih in končno prečiščeno ter usklajeno verzijo predlogov in zahtev podpore poslovanju, ki naj bi jih upošteval novi informacijski sistem.

Tako pripravljena dokumentacija je dobra osnova za sestavo povpraševanja in objektivno primerjavo ponudnikov. Vse, kar velja za srednja in velika podjetja, velja tudi za mala in mikro podjetja, vendar pa se takšna podjetja zaradi visokih stroškov le redko odločijo za zunanjega izvajalca in so tako prepuščena sama sebi.

V nadaljevanju je podanih nekaj ključnih aktivnosti in nasvetov, ki jih lahko izvedejo podjetja sama, brez najemanja zunanjih svetovalcev. 

Rezultat teh aktivnosti je lahko dobro izhodišče za pripravo povpraševanja in primerjave med različnimi ponudniki informacijskih rešitev. 

Sami lahko opravite določene aktivnosti, kot je podroben opis vseh obstoječih postopkov dela. Popisati je potrebno vse poslovne procese, ki se pojavljajo pri poslovanju:

Nabavni proces:

• Posnetek nabavnega procesa mora vsebovati posnetek vseh faz nabave, od nastanka nabavne potrebe, izdaje naročila dobavitelju, cenovno nabavno politiko, upravljanje z nabavno logistiko in z njimi povezanimi stroški, sam postopek ugotavljanja končne vrednosti nabave, kot tudi postopke reklamacij. Vse to je smiselno izvesti po skupinah artiklov in po dobaviteljih.

Prodajni proces:

• Posnetek prodajnega procesa mora zajemati vse načine sprejema naročil (pisno, telefonsko, prodajo na terenu, internetno prodajo),  metode oblikovanja prodajnih cen, kontrole, glede na ceno in količine, kontrole glede finančne ustreznosti kupcev, itn. Popišejo se tudi vse aktivnosti prodajnikov, vezanih na samo odpremo in postopki reklamacije.  

Skladiščno poslovanje:

• Skladiščno poslovanje naj bo samostojen, ločen posnetek. Pri posnetku skladiščnega poslovanja je potrebno analizirati vhode v skladišče, povezane z nabavo in z morebitnimi vračili. Analizirati je potrebno tudi postopke izdaje zaradi prodaje, izdaje v proizvodnjo ali lastne porabe,  kot tudi vse spremembe stanj na skladišču zaradi mankov, viškov, kala, loma, itn. Smotrno je tudi analizirati letne inventurne rezultate.

 Proizvodnja:

• Poseben trd oreh se velikokrat pokaže v posnetku proizvodnih procesov, v kolikor le ta obstaja. Posnetek procesa mora zajemati vse tipe proizvodnje (naročniško, serijsko, storitveno), od ugotavljanje nastanka potreb, planiranja, spremljanja in obračuna proizvodnje.

Finance in računovodstvo:

• Posnetek aktivnosti vezanih na računovodstvo in finance se lahko razlikuje glede na to ali podjejte koristi storitve zunanjega računovodstva ali ima svoje računovodstvo in ali v celoti ali delno izvaja funkcijo financ in računovodenja.  V vsakem primeru je potrebno izvesti posnetek toka dokumentov, njihovega evidentiranja in končnega knjiženja. Pomemben je tudi  podatek o ažurnosti finančnih podatkov.

o   Običajno se preko službe računovodstva izvajajo tudi poročila, vezana na okoljske dajatve, EU prometa in statistične podatke. Posnetek in obseg teh poročil je smiselno zavesti v posnetku stanja.

·         Ob izdelavi posnetka stanja je smiselno pridobiti informacije o vseh:

o   posebnostih poslovanja podjetja, tako v procesih nabave, prodaje, logistike skladiščenja, proizvodnje in računovodenja

o   običajnih neskladjih (reklamacijah, zastojih, finančni nedisciplini) ter vzrokih zanje

o   pričakovanjih zaposlenih in vodstva, glede računalniške podpore poslovanju

Vodstvo podjetja mora podati tudi vizijo razvoja poslovanja in pričakovanja, glede informatizacije poslovnih procesov

In kako izvesti posamezne aktivnosti? (o tem bom pisal prihodnjič)