NABAVNIK NE PROSI. NABAVNIK JE KRALJ.
Pri svojem delu se pri postavitvi digitalne preobrazbe podjetja vedno znova srečujem z izgovori nabavnega oddelka, da ne morejo pridobiti vseh potrebnih podatkov za digitalizacijo poslovanja. Najpogosteje se izgovarjajo na dobavitelje, češ, da niso zmožni ali pripravljeni ugoditi njihovim zahtevam, dostikrat pa dobim celo odgovor, da bo takšna ugoditve zahtevam povzročila dvig nabavnih cen.
Vsi poznamo standardni postopek naročanja. Tudi v dobi digitalizaciji je ostal povsem isti, spremenile so se le komunikacijske poti in operativno delo.
Velik poudarek je na elektronski izmenjavi podatkov med naročnikom in dobaviteljem. Teži se k avtomatizaciji procesa naročanja, potrditve naročila, najave dobave, izdaje računa in postopka reklamacije. Še enkrat je potrebno poudariti, da brez urejenih in za digitalizacijo prilagojenih matičnih podatkov, avtomatska elektronska povezava ni mogoča! Kot sem opisal že v preteklih blogih, mora biti nabavni CRM sestavni del digitalnega procesa naročanja in nikakor ne nekaj ločenega, kot samostojna obdelava.
Odpravo administrativnega dela pri pripravi naročila in pošiljanje dobavitelju je možno avtomatizirati, vendar je potrebno imeti z dobaviteljem vnaprej dogovorjene pogoje dobave ter računalniške protokole za izmenjavo podatkov.
Vsako podjetje ima svoje zahteve glede pogojev nabave, vsem pa je isto, da so ključni pogoji odvisni od vira nastanka potreb. Zato mora podjetje za nabavne potrebe opredeliti logistične, prodajne, proizvodne in statistične zahteve, do katerih pride na osnovi analize procesov njihove uporabe. Preučiti mora vse dogodke, v katerih je udeležen posamezen artikel ali skupina artiklov, tako z vidika režima skladiščenja, odpreme, uporabe v proizvodnji in prodaje. Nikakor se ne sme pozabiti tudi na zahteve državnih organov po statističnem in carinskem poročanju (odpadna embalaža, Intrastat, nevarne snovi, ….).
Pri oblikovanju zahtev do dobavitelja, vas mora voditi potreba po odpravi operativnega dela priprave potreb, pripravi nabavnega naročila, potrditvi nabavnega naročila in najave prevzema, kot tudi olajšanje dela vaše logistike. Vsebina matičnih podatkov mora biti taka, da bo nedvomno opredeljevala vse elemente nabavnega procesa. Samo celovita slika vam bo dala informacijo, katere podatke morate imeti pri sebi in vam jih mora zagotavljati dobavitelj.
Upoštevati morate, da bi moralo vsako nabavno naročilo vsebovati vse podatke, vezane na nabavo (pričakovane datume dostave, nabavne cene, plačilne pogoje, pogoje dostave, pogoje zapiranja naročil, kontaktne podatke, zahteve po dodatni dokumentaciji, …), ki do potankosti opredeljujejo pogoje.
V kolikor razpolagate s temi podatki, ste samo korak do odprave operativnega dela, saj ga v celoti lahko nadomesti ustrezen informacijski sistem. Vaša naloga bo le še reševanje neskladij in skrb za vašo oskrbovalno verigo.
Glavno kompetenco pri dogovorih in pridobivanju podatkov od dobaviteljev, ima nabavna služba. Njena naloga je, da najprej pridobi vse nabavne zahteve od uporabnikov artiklov, najde ustrezne dobavitelje, z njimi sklene nabavne dogovore in od njih pridobi potrebne podatke. Le te vnese v informacijski sistem in skrbi za stalno osveževanje le teh.
Prav tako se mora dejavno vključevati v procese digitalizacije in oblikovanje zahtev, ki jih mora informacijski sistem omogočati.
Z izgovori nabavne službe, da so dobavitelji nezmožni ali nepripravljeni posredovati podatke, potrebne za digitalizacijo poslovanja se nikakor ne strinjam. V kolikor bi se nabavniki postavili v vlogo prodajalcev bi kaj hitro že sami ugotovili, da le ta teži k ugoditvi zahtevam kupcev, saj je zanje ' KUPEC - KRALJ'. Mar ni nabavna služba tudi kupec? Ali morda za njih ne velja, da so KRALJI in imajo pravico zahtevati ne pa prositi?
Moje mnenje je, da se mora nabavna služba dosti bolje zavedati svoje vloge in odgovornosti pri uspešni digitalizaciji podjetja.